For offentlige organer er forvaltningsloven (fvl.) det grunnleggende regelverket. Saksbehandlingen i alle statlige, fylkeskommunale og kommunale organer kommer inn under dette regelverket dersom det ikke er gitt særregler på det enkelte saksområde. Forvaltningsloven bygger på viktige (uskrevne) grunnprinsipper i norsk rett. Disse grunnprinsippene var anerkjent også før forvaltningsloven. Nå er grunnprinsippene stort sett innbakt i selve loven som saksbehandlingsregler.
Forvaltningsloven har innledningsvis noen fellesbestemmelser som gjelder all forvaltningsvirksomhet, og deretter en del bestemmelser som bare gjelder saksbehandling som skal føre fram til enkeltvedtak. Lovens definisjon på enkeltvedtak er ”et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer”. (Det kan være lettere å forstå begrepet enkeltvedtak hvis en i stedet kaller det individuelle vedtak, men forvaltningen må bruke det begrepet som er definert i loven). Saksbehandlingen av de fleste krav og søknader fra brukere skal munne ut i et enkeltvedtak som innvilger eller avslår kravet eller søknaden.
I tillegg til forvaltningslovens saksbehandlingsregler er det gitt regler i en rekke særlover om saksbehandling av visse typer saker. Disse særreglene er ofte gitt for å gi borgerne et bedre rettssikkerhetsvern enn de alminnelige reglene i forvaltningsloven.
3.2.1 Saksbehandlingsregler som gjelder all saksbehandling
a) Inhabilitet (fvl. kapittel II)
Borgerne skal kunne ha tillit til at saker blir avgjort på en saklig og upartisk måte. Forvaltningsloven krever derfor at en saksbehandler skal være habil (eller ikke inhabil).
Inhabilitet oppstår i situasjoner der det kan være tvil om saksbehandleren kan eller vil opptre upartisk. En saksbehandler må altså ikke ha en slik tilknytning til saken at det kan være tvil om hans eller hennes personlige interesser kan spille inn ved avgjørelsen. Saksbehandleren må heller ikke ha en slik tilknytning til noen personer som blir berørt av avgjørelsen, at det oppstår tvil om upartisk-heten av den grunn. Nær familie medfører automatisk inhabilitet.
Alle forvaltningsorganer har en generell plikt til å veilede borgerne om regelverket i lover, forskrifter og forvaltningspraksis. Plikten gjelder først og fremst innenfor saksområdet til det forvaltningsorganet som får henvendelsen. Dersom noen henvender seg til feil organ med en sak, skal vedkommende få hjelp til å finne fram til riktig organ.
Når det er privatpersoner som henvender seg til et forvaltningsorgan med en sak, har den enkelte saksbehandler dessuten plikt til selv å vurdere hvilken veiledning personen trenger for å kunne ivareta sine interesser. Veiledningsplikten praktiseres svært forskjellig fra forvaltningsorgan til forvaltningsorgan. Mange borgere opplever å bli avspist på et formelt språk når de legger fram sine spørsmål, slik at de i praksis ikke får noen reell veiledning. Derfor har mange offentlige kontorer mye å lære om hvordan veiledningsbestemmelsen i forvaltningsloven skal forstås og praktiseres!
c) Saksbehandlingstid, foreløpig svar (fvl. § 11 a)
Forvaltningsorganene har ofte mye å gjøre, og høye saksbunker venter på behandling. Men for borgerne fører det ofte til store problemer å måtte vente lenge på svar på en søknad eller en annen henvendelse.
Forvaltningsloven har derfor et krav om at en sak, for eksempel en søknad, skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Det betyr ikke at hvilken som helst grunn til utsettelse blir godtatt.
I alle fall må forvaltningsorganet gi et fore-løpig svar dersom det vil ta uforholds-messig lang tid før det kan gis et endelig svar. Foreløpig svar skal sendes snarest mulig i de tilfellene det er klart at saksbehandlingen blir forsinket. I det foreløpige svaret skal det opplyses om grunnen til at saken blir forsinket, og så vidt mulig skal det opplyses om når det kan ventes et endelig svar.
Dersom saken skal munne ut i et enkeltvedtak, skal det gis et foreløpig svar dersom saken ikke kan avgjøres innen en måned etter at den er mottatt.
Den som har en saklig grunn for å be om en samtale med en saksbehandler, skal vanligvis få mulighet til dette.
Både telefonsamtaler og samtaler på saks-behandlerens kontor kan være aktuelt, men loven gir rom for at forvaltningsorganet kan foreta en viss vurdering av hva som er forsvarlig og hensiktsmessig tidsbruk i det enkelte tilfelle.
Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for å nedtegne nye opplysninger som framkommer i slike muntlige samtaler, det vil si lage et notat som legges ved saken.
Forvaltningsloven slår fast at en part har rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. Dette gjelder også i alle møter med forvaltningen.
I prinsippet kan enhver myndig person opptre som fullmektig. Det samme gjelder en organisasjon som vedkommende er medlem av. Fullmektiger som ikke er advokater, må legge fram skriftlig fullmakt.
Paragraf 13 inneholder de generelle bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningen. Hovedregelen er at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan har taushetsplikt om visse forhold som de får kjennskap til. Stort sett dreier dette seg om opplysninger om personlige forhold og forretningshemmeligheter.
Opplysninger om helse og sykdom regnes alltid som opplysninger om personlige forhold.
Taushetsplikten gjelder ikke fullt ut. Paragrafene 13 a-f gir regler for visse begrensninger i taushetsplikten. Taushets-plikten gjelder for eksempel ikke når andre lovbestemmelser pålegger en saksbehandler å gi opplysninger.
Det finnes taushetspliktregler i mange andre lover enn forvaltningsloven, for eksempel i helsepersonelloven. I helsepersonelloven snakker vi om yrkesmessig taushetsplikt, men reglene er omtrent de samme. I pasient- og brukerrettighetsloven framstilles taushetspliktreglene som en pasientrettighet (rett til vern mot spredning av opp-lysninger).
3.2.2 Saksbehandlingsregler som bare gjelder enkeltvedtak
Forvaltningslovens kapittel IV, V og VI gjelder enkeltvedtak (se ovenfor).
Kapittel IV gjelder saksforberedelsen, med krav til forhåndsvarsling, utrednings- og informasjonsplikt og rett for parten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. En part har også rett til å få kopi av de saksdokumentene han eller hun har interesse av. Innsyn i pasientjournaler reguleres blant annet i helsepersonelloven og i pasient- og brukerrettighetsloven.
Kapittel V i forvaltningsloven har regler for selve vedtaket, og har viktige bestemmelser om begrunnelser osv. Hovedregelen er at alle enkeltvedtak skal ha en begrunnelse. Dette er særlig viktig i klagesaker. Begrunnelsen skal vise til de reglene vedtaket bygger på.
Kapittel VI har bestemmelser om klage, og om omgjøring av vedtak. Men det er viktig å være klar over at det også finnes mange klageregler i særlover. Her i Jungelhåndboka er slike særlige klageregler beskrevet under de enkelte kapitlene. I punkt 3.4 er det satt opp noen punkter det er viktig å huske på i alle typer klager.